Règlement intérieur de la FFMC 84

Article 1 : Objet et domaine d’application

Le présent règlement intérieur est pris en vertu de l’article 11 des statuts de la FFMC 84.

Il a pour objet de préciser les règles de fonctionnement de l’association ainsi que certains points des statuts. Il a également un rôle pédagogique pour les adhérents qui n’ont pas d’expérience de la vie associative.

Il s’impose à tous les adhérents de l’association ainsi que, le cas échéant, à toute personne extérieure participant à ses activités.

Dans la suite du document, le terme « antenne » seul désigne la FFMC 84, le terme « membre » seul désigne les membres élus du Conseil. Toute autre participant est désigné par sa qualité (adhérent, membre du Mouvement, invité, etc.).

Article 2 : Règles de vote et seuils calculés

Le résultat d’un scrutin est déterminé par rapport au nombre des membres présents ou représentés, conformément aux articles 8 et 9 des statuts.

Lorsque l’un des termes suivants est utilisé, il faut comprendre :

• Majorité simple ou relative : Le nombre des voix obtenu par une option est supérieur à celui de chacune des autres options (Oui/Non, Pour/Contre, Choix 1/Choix 2/Choix 3, etc.). Les abstentions sont des suffrages non exprimés et ne déterminent pas le résultat du vote. Par exemple : Option 1 : 12, Option 2 : 5, Option 3 : 10, Abstention : 13 => Option 1 adoptée.
• Majorité absolue : Une option est adoptée si elle obtient plus de 50 % du nombre des membres présents ou représentés.
• Majorité qualifiée : Majorité supérieure à la majorité absolue (par exemple, majorité des 2/3). Le résultat est acquis s’il est strictement supérieur au nombre défini.

Lorsque les statuts prévoient un seuil calculé, le résultat de l’opération est :

• • Arrondi à l’unité supérieure si la partie décimale est égale ou supérieure à 5.
  • Arrondi à l’unité inférieure dans le cas contraire.
  • Par exemple : 22,5 est arrondi à 23 ; 12,9 à 13 ; 14,4 à 14.

Si, au terme d’une élection, le nombre des candidats ayant obtenu la majorité requise est supérieur au nombre des sièges à pourvoir, ceux-ci sont pourvus dans l’ordre décroissant des votes "pour". En cas d’égalité entre candidats sur le dernier siège, un nouveau scrutin a lieu pour départager les candidats restants.

Article 3 : Adhésion

3-1 : Personnes morales adhérentes

L’adhésion des personnes morales est approuvée par le Conseil dans les conditions prévues à l’article 4 des statuts.

En outre, ne peuvent adhérer à l’antenne que des associations dûment enregistrées en Préfecture de Vaucluse dont l’objet et les valeurs sont conformes à ceux du Mouvement FFMC.
Ne peuvent adhérer à l’antenne les associations ou structures à vocation politique ou religieuse, à but lucratif ou commercial.

Lors de la demande d’adhésion, le représentant légal de l’association demandeuse joindra un courrier de motivation ainsi qu’un exemplaire des statuts.

Le Conseil informera le Bureau National de la FFMC de la demande d’adhésion. Le Bureau National pourra formuler un avis dont le Conseil de l’antenne devra tenir compte.
Toute fausse déclaration de la part du demandeur sera sanctionnée par une radiation dans les conditions prévues à l’article 4 des statuts de l’antenne.

Le montant de la cotisation annuelle des personnes morales est égal au montant de la cotisation annuelle des personnes physiques.

Chaque personne morale adhérente ne dispose, à ce titre, que d’une seule voix aux assemblées générales de l’antenne, quelle que soit son importance. Par ailleurs, le représentant d’une personne morale ne peut postuler en cette qualité au Conseil de l’antenne conformément à l’article 6-1 des statuts.

Les personnes morales adhérentes de l’antenne ne disposent, à ce titre, d’aucune voix aux assemblées générales nationales.

3-2 : Personnes physiques adhérentes

L’adhésion des personnes physiques est approuvée par le Conseil dans les conditions prévues à l’article 4 des statuts.

Les personnes physiques adhérentes de l’antenne ne disposent, à ce titre, d’aucune voix aux assemblées générales nationales. Cependant, elles peuvent être mandatées par le Conseil pour y représenter l’antenne dans les conditions prévues par celui-ci.

3-3 : Validité de l’adhésion

Toute adhésion est validée par le paiement de la cotisation correspondante dûment constaté par le Trésorier. Nul ne peut se prévaloir du titre d’adhérent de la FFMC s’il n’a pas acquitté la cotisation.

Nonobstant ces dispositions, un adhérent qui n’a pas renouvelé son adhésion continuera de recevoir les informations de l’association durant les trois premiers mois de l’exercice suivant sauf s’il a expressément demandé sa radiation.

Un courrier de relance est adressé avant le terme des trois mois indiqués ci-dessus.

3-4 : Information des adhérents

Lors de leur adhésion ou du renouvellement de celle-ci, les adhérents qui le souhaitent peuvent communiquer une adresse de messagerie électronique valide. Par cet acte, ils autorisent l’antenne à utiliser ce moyen pour leur faire parvenir toute information relative à la vie de l’association et de la Fédération.

L’inscription sur la liste de diffusion de la FFMC 84 doit être confirmée par l’envoi d’un message sur l’adresse de la FFMC 84 afin d’éviter les erreurs de syntaxe.

Tout adhérent peut, à tout moment et sans justification, demander le retrait de son adresse de messagerie de la liste de diffusion de la FFMC 84.

Les adhérents veillent à la mise à jour de leurs coordonnées afin que les courriers postaux ou électroniques puissent leur parvenir de manière certaine. Ils ont accès à tout moment aux données les concernant détenues par l’antenne et peuvent en demander la correction ou la suppression, conformément à la législation.

Pour sa part, la FFMC 84 s’engage à ne jamais communiquer les informations contenues dans ses fichiers sauf à la Fédération Nationale. Elle s’engage également à n’utiliser les adresses de ses adhérents qu’aux fins d’information indiquées ci-dessus.

La FFMC 84 se réserve la possibilité de poursuivre en justice toute personne qui contreviendrait à ces dispositions ou chercherait à lui nuire en violant ses fichiers. Si de tels actes étaient le fait d’un adhérent, une procédure de radiation nationale serait immédiatement engagée sur approbation de l’Assemblée Générale.

Article 4 : Assemblées Générales

4-1 : Règles communes

Les assemblées générales sont publiques sauf décision contraire du Bureau qui peut en restreindre l’accès. Dans ce cas, cette condition est clairement annoncée dans la convocation et doit désigner les personnes admises à y assister.

Les représentants des antennes marraines, de la Fédération Nationale ou des autres entités du Mouvement sont admissibles de droit à l’assemblée générale sans pouvoir prétendre à ce titre à la qualité de "membre de l’AG".
La qualité de "membre de l’AG" (droit de vote) est soumise aux restrictions prévues à l’article 7 des statuts.
La validité de l’adhésion octroyant le droit de vote est déterminée par le type de l’assemblée générale :

• Pour l’assemblée générale ordinaire annuelle : Seules sont membres de l’AG, les personnes physiques ou morales, non radiées, ayant adhéré à la FFMC 84 entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’exercice concerné.
• Pour les autres assemblées générales (ordinaires ou extraordinaires) : Sont membres de l’AG, à défaut de toute indication contraire sur la convocation, les personnes physiques ou morales, non radiées, ayant adhéré à la FFMC 84 entre le 1er janvier précédant l’assemblée générale et la proclamation de l’ouverture de l’AG.

La qualité de "membre de l’AG" est matérialisée par l’attribution d’un bulletin de vote spécifique à cette AG. Si le membre de l’AG détient une procuration, il lui est remis un second bulletin de vote (cf. article 7 des statuts).

Les bulletins de vote sont personnels et incessibles.
Tout adhérent pouvant prétendre à la qualité de "membre de l’AG" peut se faire représenter par un autre adhérent lui-même membre de l’AG au moyen d’une procuration dans les conditions prévues à l’article 7 des statuts.

Pour être valide, une procuration doit avoir été confiée par une personne ayant qualité de membre de l’AG selon les modalités énoncées ci-dessus (droit de vote). Le nom et le numéro de la carte d’adhésion du mandant doivent figurer sur la procuration. Elle doit être datée et signée par le mandant avec la mention manuscrite "Bon pour pouvoir".

La procuration ne peut être détenue que par un membre de l’AG (mandataire) dont le nom et le numéro de la carte d’adhérent sont également mentionnés sur la procuration.

Le non respect de ces dispositions vaut nullité de la procuration.

Les membres du Bureau ne peuvent détenir aucun droit de vote supplémentaire en cette qualité. Ils sont soumis aux règles générales.

Le Bureau prévoit le matériel de vote nécessaire à un ou plusieurs scrutins secrets.

Les personnes admises à assister à une assemblée générale sans en être membres peuvent participer aux débats. Elles ne peuvent pas présenter de candidature ni voter.

4-2 : Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

Les assemblées générales ordinaires sont convoquées en vertu de l’article 8 des statuts.

Elles sont un des outils privilégiés pour faire vivre la démocratie au sein de l’antenne puisqu’elles confèrent, de façon formelle, un droit de décision aux adhérents. En dehors du cadre d’une AG, les membres du Bureau sont seuls compétents pour prendre des décisions au nom de l’association.

Il doit être convoqué au moins une AGO par an conformément à l’article 8 des statuts.

On distingue deux sortes d’assemblées générales ordinaires :

1. L’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) : AGO qui sanctionne les activités de l’association pour un exercice donné. Chaque exercice court du 1er janvier au 31 décembre de l’année de référence. Elle est convoquée par le Conseil, dans les conditions définies par l’article 7 des statuts
2. Les assemblées générales ordinaires supplémentaires (AGOS) : AGO convoquées en cours d’exercice à l’initiative du Bureau ou des adhérents à jour de cotisation, dans les conditions prévues par l’article 7 des statuts. Ces dispositions s’appliquent aux AGE.

4-3 : Assemblée générale Extraordinaire (AGE)

Une assemblée générale extraordinaire ne peut être convoquée que pour les motifs énumérés à l’article 9 des statuts.

Lorsqu’une AGE est convoquée pour modifier les statuts, les textes des anciens et des nouveaux statuts sont joints à la convocation ainsi que, si possible un comparatif et/ou l’exposé des motifs.

Si les moyens de l’association ne permettent pas un envoi postal de ces documents, les textes sont mis à la disposition des adhérents au siège de l’antenne qui s’assure de leur libre accès durant les quinze jours qui précèdent l’AGE par la tenue de permanences.

4-4 : Ordres du jour

L’ordre du jour des assemblées générales est fixé par le Conseil dans les conditions prévues à l’article 7 des statuts.

Pour les AGOA, il comporte obligatoirement, au minimum :

• Approbation du rapport moral
• Approbation du rapport financier et du budget prévisionnel
• Quitus du Conseil et du trésorier
• Élection des membres du Conseil selon le calendrier des renouvellements.
• Désignation des vérificateurs aux comptes.

D’autres points peuvent être mis à l’ordre du jour pour faire l’objet de débats et de motions. Tout adhérent peut soumettre au Conseil un point d’ordre du jour. Le Conseil décide de son inscription conformément à l’article 7 des statuts. Toutefois, en cas de refus, le Conseil motive sa décision par écrit.

4-5 : Candidatures au Conseil

Les adhérents sont invités à présenter leur candidature au Conseil dans les conditions prévues à l’article 7 des statuts et à l’article 4-1 du présent règlement intérieur.
Seules les personnes physiques peuvent postuler au Conseil conformément à l’article 8 des statuts.

Chaque candidat joindra une lettre de motivation à l’appui de sa candidature. Cette disposition ne s’applique pas aux membres du Conseil qui postulent à leur réélection.

Pour être élu, le candidat doit être physiquement présent lors de l’AGO devant laquelle il procèdera à une courte présentation et répondra aux questions que l’AG jugera nécessaire de lui poser. En cas d’absence motivée, l’AGO décidera souverainement de la recevabilité de la candidature.

Les candidatures sont recevables jusqu’au début du scrutin.

4-6 : Convocations

Les convocations sont adressées par le Bureau à tous les adhérents non radiés inscrits au fichier, même s’ils ne sont pas concernés par l’AG, dans les conditions prévues à l’article 7 des statuts. Les convocations et documents d’assemblée générale sont valablement expédiés par messagerie électronique aux adhérents qui ont communiqué une adresse valide.

La liste d’émargement présentée à l’entrée de l’AG détermine les droits de vote.

Une convocation est systématiquement adressée :

• Au secrétariat national de la FFMC
• Aux antennes marraines
• Aux structures du Mouvement FFMC présentes dans le département
• A Moto Magazine et MotoMag.com (pour diffusion).

La convocation donne lieu, autant que possible, à un communiqué à la presse locale. L’assemblée générale est annoncée sur le site de la FFMC 84 et dans son journal.

La convocation comporte la désignation et l’ordre du jour de l’AG et est accompagnée, pour les adhérents, de la procuration telle que définie aux articles 7 des statuts et 4-1 du règlement intérieur. Le cas échéant, un formulaire de candidature est également joint à la convocation.

En outre, un rappel des articles des statuts et du règlement intérieur relatifs à l’AG accompagnera la convocation ou bien il sera indiqué les lieux où les adhérents peuvent les consulter (siège, site internet, etc.).

4-7 : Renouvellement du Conseil

Le renouvellement du Conseil est assuré conformément à l’article 6-1 des statuts au terme des mandats ou par carence de plus de 5 postes.

Les élections pour le renouvellement du Conseil sont de la seule compétence d’une assemblée générale ordinaire à l’ordre du jour de laquelle ce point est inscrit. Une AGO peut être convoquée à cette seule fin. Il ne peut être convoqué d’assemblée générale extraordinaire pour élire le Conseil.

Les sièges du Conseil sont répartis en trois tiers de trois mandats de trois ans, l’échéance de chaque tiers étant décalée d’un an par rapport aux deux autres, en avance ou en retard.

S’il existe des postes vacants au moment de l’AGO, ils sont ouverts au renouvellement pour la durée restante du tiers auquel ils appartiennent.

Tout candidat peut postuler à un siège dont l’échéance est inférieure à 3 ans et communiquer son intention à l’AGO avant le scrutin. De même, tout nouvel élu peut proposer au Conseil d’occuper un tel siège après l’AGO. Dans ce cas, la répartition des mandats se fait d’un commun accord entre les nouveaux élus concernés. A défaut, les sièges sont répartis dans l’ordre décroissant des suffrages obtenus conformément au vœu exprimé par chaque nouvel élu, jusqu’à extinction des choix possibles. En dernier recours, l’attribution des sièges est faite par tirage au sort.
Un volet spécifique du registre des délibérations est prévu pour le suivi des attributions des 9 sièges du Conseil. Il est mis à jour après chaque AGO ayant procédé à l’élection des membres.

Article 5 : Fonctionnement du Conseil

5-1 : Rôle du Conseil

L’instance élue de la FFMC 84 est le Conseil, aussi dénommé Bureau.

Il a pour mission de diriger son activité entre les deux réunions annuelles statutaires de l’Assemblée Générale Ordinaire selon les orientations adoptées par celle-ci et par les Assises de la FFMC. Il a pour rôle de dynamiser l’antenne et d’assurer sa cohésion.

Il veille au respect des statuts et du présent règlement intérieur, notamment en ce qui concerne les objectifs définis dans les statuts. Il respecte et met en œuvre les décisions prises lors des Assemblées Générales et des Assises et conduit son action conformément aux valeurs de la FFMC, proclamées dans les statuts nationaux et de la FFMC 84.

Il représente la FFMC au niveau départemental et la FFMC 84 au sein du Mouvement ou dans les instances régionales. Pour chacune de ces représentations, le Bureau peut désigner en son sein un ou plusieurs délégués de façon permanente ou ponctuelle.

Les activités extérieures des membres du Conseil ne doivent pas entraver leur liberté d’expression ni leur indépendance.

Les membres du Conseil ne sont tenus de respecter aucune consigne particulière lors des votes. Ils s’expriment librement et en toute indépendance. Ils débattent sans pression ni contrainte financière ou politique. En dehors des réunions du Conseil, ils appliquent les orientations et les décisions prises lors de ces dernières.

Le Conseil rend compte de ses activités à l’Assemblée Générale.

5-2 : Rôle du Coordinateur

Le Bureau élit en son sein, après toute AGO ayant procédé à l’élection des membres, un coordinateur (dit aussi : secrétaire départementale), en vertu de l’article 6-3 des statuts. En cas de vacance du poste, le Conseil procède à une nouvelle élection lors de sa plus prochaine réunion.

Le Coordinateur organise et coordonne l’activité des membres et de l’association.

Il veille à favoriser l’implication de chaque membre et à stimuler le travail de groupe. Son rôle est également d’impulser l’action et d’animer la réflexion du Bureau.

Il veille au respect des décisions du Bureau, de l’assemblée générale et des Assises.

Il veille aux convocations des réunions du Bureau et à l’établissement des ordres du jour, en accord avec les autres membres.

Le Coordinateur n’est pas le représentant en titre de l’antenne auprès des organismes extérieurs. Cette qualité est partagée par tous les membres du Conseil (voir 5-1 ci-dessus).

Le Coordinateur est l’interlocuteur principal du secrétariat national et du Bureau National ainsi que des entités du Mouvement.

Pour assumer sa mission, le Coordinateur doit être informé de tout événement au sein de l’association ou la concernant. Il s’assure de la diffusion de ces informations à tous les membres du Conseil. Il est mis systématiquement en copie des courriers et messages échangés au titre de la FFMC 84.

Il est également l’un des deux signataires des comptes rendus et procès verbaux de réunion ainsi que des courriers officiels, ceci avec le membre en charge du dossier.

En cas de non respect de ses obligations par le Coordinateur, le Conseil peut décider de son remplacement.

5-3 : Rôle du Trésorier

Le Trésorier est élu et révocable dans les mêmes conditions que le Coordinateur.

Il tient régulièrement à jour les opérations courantes de l’association dont il présente un état à chaque réunion de Bureau (Compte rendu financier intermédiaire).

Aucune décision d’ordre financier ne peut être prise sans que le Trésorier n’ait donné un avis en séance ou par écrit. Ces avis figurent au procès verbal de séance.

Tout engagement de dépense supérieur ou égal à 150,00 € doit être autorisé par le Bureau.

Le Trésorier effectue régulièrement les remises de chèques en banque.

Le solde de la caisse ne doit jamais être supérieur à 50,00 €.

Le Trésorier gère, par défaut, le fichier des adhérents de l’antenne. Cette fonction peut toutefois être dévolue à un autre membre. Dans ce cas, les deux responsables organisent conjointement la répartition des tâches.

Le Trésorier gère l’ensemble de la trésorerie de l’antenne en relation avec la Trésorerie Nationale. Il s’assure de la validité de toutes les informations échangées. Il en va de même pour le fichier des adhérents dont le gestionnaire s’assure en permanence de la bonne mise à jour.

5-4 : Organisation des réunions du Conseil

Conformément à l’article 6-2 des statuts, le Conseil se réunit mensuellement et au moins dix (10) fois par an.
Ces réunions se tiennent au siège de l’association, le premier samedi du mois, à 17 heures. Cette règle vaut convocation permanente.

Il peut être dérogé à cette règle après accord de la majorité des membres en exercice du Conseil.

Le calendrier des réunions du Conseil tient compte, le cas échéant, des mandats nationaux ou des impératifs de mission de ses membres afin de leur permettre l’exercice normal de leurs mandats. D’autre part, il est tenu compte, pour la réalisation du calendrier, des impératifs liés à la vie institutionnelle de la FFMC.

Il peut ne pas être prévu de réunion durant les deux mois d’été, juillet ou août, afin de tenir compte des congés des membres. Toutefois, une réunion sera convoquée durant cette période, dans la mesure du possible, notamment si l’actualité l’exige.

L’ordre du jour des réunions est établi d’un commun accord par les membres du Bureau et centralisé par le Coordinateur.

Il comporte obligatoirement les points suivants :

• Adoption de l’ordre du jour
• Approbation du procès verbal de la réunion précédente
• Compte rendu financier et état des adhésions
• Compte rendu des commissions et des dossiers en cours

Tout point non prévu à l’ordre du jour pourra être traité, si le temps le permet, en questions diverses ou ajouté à l’ordre du jour après accord des membres du Conseil.

Au début de chaque réunion, le Conseil désigne parmi ses membres un animateur qui sera chargé d’organiser les prises de parole et qui veillera au respect de l’ordre du jour et à la discipline des débats. Le temps alloué à chaque point de l’ordre du jour est décidé en début de séance d’un commun accord.

De même, en préalable à chaque réunion, les membres désignent un secrétaire de séance, chargé de prendre en note la teneur des discussions. C’est sur la base de ces notes que sera rédigé le procès-verbal de réunion.
Afin de simplifier cette tâche, le Bureau peut procéder à la désignation de son secrétaire de séance, pour l’année, lors de la désignation du coordinateur et du trésorier. Toutefois, en cas d’absence ou d’incapacité du titulaire lors d’une séance, un autre membre devra obligatoirement le remplacer.

Lors des discussions, chaque membre signale à l’animateur son intention d’intervenir et prend la parole lorsque celui-ci l’y autorise.

Chacun veille à écouter les interventions des autres membres et s’interdit de couper la parole à celui qui la détient. En particulier, les membres s’interdisent tout propos agressifs ou injurieux et s’attachent à débattre sereinement, dans le respect des personnes et des avis exprimés.

Par ailleurs, chacun veille aussi à ne pas monopoliser la parole par des interventions abusivement longues.
L’animateur peut adresser des rappels à l’ordre. Il veille également à ce que chaque membre s’exprime sur chacun des sujets.

Tout membre peut exprimer son manque d’intérêt ou de réflexion pour un sujet sur lequel il est sollicité.
Lorsque des décisions doivent être prises, les membres s’attacheront à rechercher le consensus. Un vote interviendra si celui-ci ne peut être trouvé à la fin du temps imparti au sujet. Toute décision doit être portée au procès verbal de la séance.

La détermination du quorum prévu à l’article 6-2 § 2 alinéa 2 des statuts est basée sur le nombre de sièges pourvus après l’AGO précédente.

Toute personne participant à la réunion est tenue de respecter les règles énoncées ci-dessus. L’animateur peut exclure de la réunion toute personne étrangère au Bureau qui ne les respecterait pas.

5-5 : Communication entre les membres du Conseil

Hormis lors des réunions mensuelles au cours desquelles chaque membre doit rendre compte de son activité, les membres du Conseil sont tenus de communiquer à tous leurs pairs, entre deux réunions, toute information relative au fonctionnement de l’antenne et/ou aux missions qui leur sont confiées.

Dans tous les cas, le Coordinateur doit être mis en copie de toute information et en assure la diffusion.
A cet effet, et dans la mesure du possible, chaque membre doit disposer d’une messagerie Internet. A défaut, le coordinateur s’assure de la transmission régulière des informations aux membres ne pouvant en disposer par ce moyen.

Dans le cas où des décisions doivent être prises, celles-ci ne seront valides que si les éléments ont été communiqués à tous les membres du Conseil. En cas d’urgence, 3 membres au moins doivent se concerter pour prendre une décision. Un rappel de ces décisions doit être fait lors de la réunion plénière suivante. Le Conseil peut alors décider d’annuler une décision.

Le défaut, la falsification ou la rétention volontaires d’informations vis à vis d’un ou plusieurs membres du Conseil en vue de les écarter d’une prise de décision constituent une faute grave susceptible d’être sanctionnée par la révocation du fautif.

Le Coordinateur veille au respect de ces règles.

5-6 : Commissions et missions

Pour faciliter sa réflexion et préparer ses prises de décisions et celles des assemblées générales, le Conseil met en place des dossiers ainsi que des commissions permanentes ou temporaires et peut confier des missions à ses membres ou à des adhérents dûment mandatés à cet effet. L’objet de ces commissions et de ces missions doit être conforme à celui de l’association et de la Fédération tel que défini dans leurs statuts respectifs.

Toute commission est placée sous l’autorité d’un membre du Conseil. Les chargés de mission, s’ils ne sont pas membres du Conseil, sont placés sous l’autorité du membre en charge du dossier ou de la commission correspondant(e) ou, à défaut, du Coordinateur.

Le Conseil organise au moins :

• Une commission Infrastructures chargée du recensement et de la résorption des points noirs du département.
• Une commission Prévention/Éducation chargée de promouvoir au plan local la politique de prévention, de formation et d’éducation définie par le Mouvement FFMC.
• Une commission Communication chargée de gérer et de développer les moyens de communication de l’antenne et de relayer les informations fédérales aussi bien à destination des adhérents que des pouvoirs publics locaux, des médias ou du grand public.

Chaque membre du Conseil doit participer à au moins un dossier et une commission. Seul, le trésorier, compte tenu de la lourdeur de sa tâche peut être dispensé de cette obligation.

La participation aux commissions est ouverte aux adhérents et encouragée par le Conseil afin de profiter au mieux des compétences qui constituent la richesse de l’association.

Dans la mesure du possible, et compte tenu des moyens de l’antenne, les responsables de dossier, les membres de chaque commission et les chargés de mission doivent participer aux travaux nationaux relatifs aux sujets qui leur sont confiés lorsque la contribution des antennes est sollicitée. De plus, pour la réalisation des actions issues des travaux des commissions, le Conseil veillera à impliquer les structures du Mouvement FFMC susceptibles d’apporter leur soutien et leur expertise. Dans le cas où ces partenariats ne seraient pas possibles, le Conseil pourra en rechercher d’autres approuvés par le Bureau National de la FFMC et par la structure du Mouvement habilitée.

Les responsables de dossier, les rapporteurs de chaque commission et les chargés de mission rendent compte chaque mois au Conseil de l’avancement de leurs travaux. Leurs propositions sont approuvées par le Conseil qui les amende et autorise la poursuite des travaux.

Lorsque les travaux d’une commission aboutissent à des rencontres avec des institutions publiques ou d’autres organismes, les positions et arguments que l’antenne y soutient sont déterminés et validés par le Conseil qui désigne également ses représentants.

En règle générale, toute rencontre officielle doit être assumée par deux membres au moins : Le membre chargé des relations avec les institution concernées et le membre en charge du dossier ou le chargé de mission.
Nul ne peut engager l’antenne sans en avoir au préalable obtenu l’autorisation expresse du Conseil. Le non respect de cette disposition est sanctionné par la révocation de son auteur.

5-7 : Communication de l’antenne

Le Conseil valide et autorise toute communication de l’antenne dans et hors le Mouvement.

Les courriers émis au nom de la FFMC 84, son journal et son site, et d’une façon générale tout document produit sur mandat du Bureau ou dans le cadre de l’exercice de la fonction d’administrateur à l’adresse d’organismes extérieurs, des structures du Mouvement, des adhérents ou du grand public sont partie intégrante de la communication officielle de l’antenne.

A ce titre, ces expressions sont approuvées par le Bureau.
Les courriers de l’antenne sont signés par le Coordinateur et, le cas échéant, par le membre en charge du dossier. En cas de besoin, le Coordinateur peut déléguer sa signature.

5-8 : Défraiement

Les membres du Conseil ainsi que toute personne mandatée par celui-ci peuvent prétendre, à leur demande, au remboursement des frais qu’ils sont amenés à engager pour la réalisation de leur mission conformément à l’article 6-1 des statuts. Toutefois, les conditions de défraiement doivent faire l’objet d’une décision préalable du Bureau après avis du Trésorier.

Si les dispositions arrêtées ne satisfont pas le mandataire, celui-ci est libre de renoncer à la mission.

Peuvent entrer dans les règles de défraiement, les consommables bureautiques, les frais postaux ou de téléphone, les frais de déplacement, etc. spécifiquement destinés à la réalisation du mandat ou de la mission.

Sont exclus des règles de défraiement, l’achat ou l’entretien de biens, équipements ou services, à usage personnel, tels que matériels informatiques, logiciels, abonnements, vêtements, équipements moto (casque, accessoires, etc.), véhicules, etc. si ces biens, équipements ou services ne restent pas acquis à l’association et mis en commun en son siège.

Les frais inhérents à la représentation de l’antenne dans le département ne sont pas pris en charge sauf s’ils résultent d’un contrat ou d’une subvention qui prévoit leur financement.

Les frais engagés pour la représentation de l’antenne pour des impératifs nationaux (Assises, Journées Techniques et d’Information, Conseils de Régions, etc.) peuvent être remboursés en complément des dispositions prévues par la Fédération. Dans ce cas, les frais de carburant et d’autoroute et, éventuellement, de repas pourront être pris en compte par décision du Conseil après avis du Trésorier.
Dans la mesure du possible, les représentants de l’antenne bénéficiant de conditions avantageuses pour leurs déplacements s’efforceront d’en faire profiter solidairement les autres membres. Dans tous les cas, lorsque la contribution de l’antenne est sollicitée, ses représentants privilégieront la mise en commun des moyens de déplacement. Ceux qui, par convenance personnelle, ne souhaiteront pas en bénéficier ne pourront prétendre à aucune prise en charge de la part de l’antenne.

Nul ne peut prétendre se faire rembourser par l’antenne des frais pris en charge par une autre entité. Si ce défraiement survient après que l’antenne a procédé au remboursement des frais concernés, le bénéficiaire doit, de sa propre initiative, restituer les sommes qui lui ont été indûment versées. Le non respect de cette disposition est une faute grave susceptible d’être sanctionnée par la radiation de l’intéressé de l’antenne et de la Fédération.

Toute dépense engagée ne pourra être remboursée sans la fourniture des justificatifs correspondants.

Article 6 : Vie de l’antenne

6-1 : Permanences

Indépendamment des réunions de Bureau, des assemblées générales et de sa politique de communication, le Conseil met en œuvre tous les moyens qu’il juge nécessaires pour, d’une part, assurer la promotion de la FFMC et de son Mouvement et, d’autre part, maintenir le lien le plus étroit possible avec les adhérents de l’antenne.

A cet effet, le Conseil organise des permanences au siège de l’association.

La fréquence et la durée de ces permanences sont arrêtées par simple décision du Bureau.

Les permanences sont assurées par au moins un membre du Bureau. Des adhérents ou membres d’autres entités du Mouvement peuvent participer à la tenue des permanences.
Chaque membre du Conseil est tenu d’assurer la permanence à tour de rôle. Un calendrier des permanences est arrêté par le Bureau.

A l’issue de la permanence, le membre qui l’a tenue assure, sous sa responsabilité, le nettoyage et la remise en ordre du local ainsi que le verrouillage de toutes ses issues.

6-2 : Manifestations publiques

Le terme "manifestation" s’applique aussi bien à toute initiative de l’antenne pour appuyer ses revendications ou ses actions qu’à toute activité de loisir ou de promotion (balade, réception, salons, par exemple).

Toute manifestation décidée par le Bureau est placée sous sa responsabilité collective. Un membre au moins est chargé de sa mise en œuvre.

Il ne peut être organisé de manifestation de loisir pendant la durée des Assises du Mouvement FFMC.

Pour toute manifestation, un service d’ordre est organisé sous l’autorité d’un membre du Bureau. Ce service d’ordre est composé d’adhérents de l’antenne reconnus pour leur sens des responsabilités et du dialogue.

L’effectif du service d’ordre est déterminé en fonction du type et des besoins de la manifestation.

Préalablement à la manifestation, le service d’ordre reçoit des consignes spécifiques de sécurité. Ces consignes ainsi que le rôle du service d’ordre sont également exposés aux participants avant le début de la manifestation.

Lors de manifestations itinérantes (balades, manifestations revendicatives, par exemple), le service d’ordre arbore des chasubles FFMC. Il s’assure du respect des règles de circulation et, notamment, du code de la route. Il assure la sécurité aux abords des carrefours et des points dangereux. Toutefois, lorsque la manifestation ne bénéficie pas d’un encadrement de la part des forces de l’ordre, le service d’ordre veille à ne pas entraver la circulation des autres usagers.

Le service d’ordre prévient les comportements nuisibles à l’image de la FFMC et des motards ainsi qu’à la sécurité des participants et des tierces personnes. Il prévient toute intrusion de la part de personnes tierces ainsi que toute altercation entre les participants et des personnes tierces. Il ne se substitue pas à la force publique lorsque celle-ci encadre la manifestation.

Toute personne participant à une manifestation organisée par l’antenne s’engage à respecter et faire respecter les règles de sécurité et de bienséance notamment pour la conduite de son véhicule et dans sa relation avec les autres.

Le membre du Conseil en charge du service d’ordre peut (et doit) exclure toute personne qui ne se conformerait pas à ces dispositions.

Le Conseil établit, autant que de besoin, les règles de sécurité propres à chaque type de manifestation.

Article 7 : Modalité de modification du règlement intérieur et publicité

Le présent règlement intérieur peut être modifié à tout moment par le Conseil. Toute modification doit être ratifiée par une assemblée générale ordinaire à l’ordre du jour de laquelle ce point est inscrit, conformément à l’article 11 des statuts.

Le présent règlement ainsi que les statuts sont affichés au local de l’association. Ils sont également publiés sur le site Internet de la FFMC 84.

Ils sont communiqués aux nouveaux adhérents ou, à défaut, il leur est indiqué les lieux où ils peuvent les consulter.
Ils sont également communiqués au secrétariat national de la FFMC après chaque modification.

Le règlement intérieur n’a pas à être communiqué à l’administration.

Réglement intérieur adopté par l’assemblée générale ordinaire du 4 novembre 2006.